La Firma Electrónica puede ahorrar tiempo y dinero a las empresas, además de mejorar la eficiencia y el cumplimiento de las normativas. Entre los principales beneficios está la libertad que proporciona la firma digital para suscribir documentos, como contratos y liquidaciones de sueldo, en cualquier momento y lugar.
Ya que la firma en formato electrónico cuenta con plena validez legal, son muchos los procesos de negocios empresariales que se pueden optimizar a través de esta herramienta. A continuación, conoce cómo las pequeñas, medianas y grandes empresas pueden agilizar procesos con ayuda de la firma digital.
1. Es más económica y rápida que la firma física
Las firmas con tinta son lentas y caras. Los procesos basados en el papel pueden tomar mucho tiempo, considerando lo que tarda el firmante en encontrar, recuperar y firmar el documento.
Además, la firma física requiere la presencia de todos los firmantes, una limitación que puede demorar trámites de gran relevancia para la empresa. Este proceso también es caro, debido a todas las inversiones que hay que hacer para almacenar los documentos en papel, escanearlos en sistemas electrónicos, etc.
¿Cómo ayuda la firma digital? Tanto las pymes como las grandes empresas pueden hacer que sus procesos sean más eficientes implementando la firma y documentación electrónica. Este sistema de trabajo permite acceder a la información desde cualquier dispositivo, compartirla con otras personas y disponer de documentos firmados electrónicamente, 100 % válidos, en cuestión de minutos.
2. Disminuye el riesgo de errores y suplantación de identidad
Las firmas en papel son propensas a una serie de problemas. Pueden mancharse, tener equivocaciones que pasan desapercibidas hasta su comprobación y, en los peores casos, hasta pueden falsificarse o duplicarse.
Una gran ventaja es que la firma en formato electrónico equivale a un sello digital de identidad personal. Es necesario pasar por un estricto proceso de verificación para poder obtener firmas electrónicas, además de que este proceso está amparado por la ley y existen entidades acreditadoras a cargo de su cumplimiento.
Punto aparte, luego de que un documento se firma electrónicamente, no se puede alterar. Hacerlo anularía de inmediato su validez, lo que brinda una capa de seguridad y confianza extra en los procesos de negocios empresariales.
3. Es tan válida como la firma digital, pero más conveniente
Las Firmas Electrónicas son un sello digital legalmente vinculante, tal y como establece la ley 19.799. Esto aporta confianza y tranquilidad a los firmantes.
Adicionalmente, la posibilidad de suscribir electrónicamente un acuerdo elimina las barreras de la distancia física. De esta manera, la firma digital acelera todo tipo de trámites y puede mejorar la experiencia de los clientes, lo que favorece la imagen de tu negocio.
4. Reduce la huella medioambiental de la empresa
¿Sabías que se necesitan 24 árboles para fabricar una tonelada de papel? Esto es el equivalente a 200,000 hojas.
El papel que se utiliza para imprimir y firmar documentos es un recurso natural y limitado, pero la Firma Electrónica no requiere el uso de ningún material. Esto las hace más eco-amigables que el papel; al mismo tiempo, la empresa también será más sostenible.
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En conclusión, las Firmas Electrónicas pueden desempeñar un papel importante en la mejora de los procesos empresariales y el ahorro de dinero. Son cómodas, fiables, seguras y promueven el cuidado del medioambiente.
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