Los software de Firma Electrónica son una herramienta indispensable para las empresas que se encuentran en proceso de transformación digital, mejorando los flujos de trabajo y la seguridad de la información de valor.
¿Qué es un software de Firma Electrónica?
Se trata de plataformas diseñadas especialmente para gestionar la Firma Electrónica -tanto simple como avanzada- en los flujos documentales.
Los proveedores líderes del mercado, ofrecen soluciones capaces de integrarse a las plataformas internas de las empresas, incrementando aún más la eficiencia y seguridad en lo que a gestión documental y seguridad de datos respecta.
Ventajas de software de Firma Electrónica
Gracias a una plataforma de Firma Electrónica, las empresas pueden percibir ventajas como:
Automatización y mejora de los flujos de trabajo
Mediante un software de firma electrónica con gestor documental integrado, las organizaciones pueden crear y administrar documentos de una manera mucho más ordenada y eficiente, con funciones avanzadas en cuanto a búsqueda y categorización de archivos, mejorando así el acceso a la información.
De igual forma, este tipo de soluciones brindan funciones de automatización, como la programación de alertas o envío de archivos conforme a parámetros preestablecidos, facilitando labores en diferentes áreas de la empresa.
Seguridad de la información
El software de gestión de firmas permite darle una mayor seguridad a los documentos, pues una vez firmados, no pueden ser alterados.
De igual forma, gracias al timestamp que la Firma Electrónica genera, es posible tener certeza en torno a datos como fecha y hora de firma.
Firmar documentos de forma remota
Los software de Firma Electrónica permiten llevar a cabo el proceso de firma a distancia, sin necesidad de acudir a notarías u oficinas de terceros a realizar estos trámites.
En el caso de los sistemas más avanzados, el diseño responsivo permite acceder a la plataforma desde cualquier dispositivo con acceso a Internet -como tablets o smartphones-, aumentando los beneficios para las organizaciones.
Optimización del tiempo
Normalmente, para acceder a información de importancia en una empresa, las personas deben revisar los ficheros y carpetas en las cuales están almacenados hasta encontrarlos. Sin duda, esto supone una gran pérdida de tiempo, entorpeciendo los flujos de trabajo.
En la misma línea, documentos como contratos u órdenes de compra requieren de la firma de varias personas. Si esto se hace en formato físico, los procesos pueden extenderse considerablemente, afectando a la productividad de la compañía.
Mientras que la gestión de firmas manual puede tomar hasta 5 días, con la Firma Electrónica esto se reduce a 37 minutos.
Reducción de costos
En línea con lo anterior, la Firma Electrónica es clave para reducir los costos, dadas las facilidades operativas que ofrece y la infraestructura que se requiere para gestionar flujos documentales.
De hecho, se estima que las empresas que usan la Firma Electrónica pueden percibir ahorros de hasta un 78% en costos administrativos, dado que no se requieren traslados, papel, tinta, etc.
Estos son solo algunos de los principales beneficios que se desprenden del uso de un software de firma electrónica, una herramienta cada vez más necesaria para los procesos organizacionales.
Ahora bien, para incrementar las ventajas que este tipo de plataformas ofrece, es indispensable apoyarse en un proveedor con amplia experiencia, como e-certchile, filial de la Cámara de Comercio de Santiago (CCS) con más de 20 años de trayectoria en lo que a certificación electrónica respecta.
