Cada día son más las empresas que se suman a la digitalización, entendiendo que dar este paso es indispensable para agilizar diversos procesos y mejorar el rendimiento de la organización. En ese sentido, la gestión documental puede aportar considerablemente a mejorar los flujos de trabajo, especialmente en un contexto como el actual en el que el teletrabajo se ha consolidado.
Gestionar documentos en formato digital es cada día más común en las organizaciones. El problema es que, con el tiempo, estos documentos van quedando en el olvido. Los miembros de tu organización, e incluso tú, probablemente no recuerden dónde los guardaron o cómo los nombraron.
Entonces, ¿cómo solucionar este inconveniente? Un sistema para gestionar documentos en línea te ofrece la posibilidad organizarlos apropiadamente y de acceder a ellos siempre que lo necesites.
¿Qué es gestión documental?
La gestión documental consiste en almacenar, gestionar, controlar y rastrear el flujo de documentos electrónicos de una organización. Todo, para facilitar el acceso a datos o información específica y, con ello, mejorar los procesos cotidianos.
Habiendo precisado qué es gestión documental, vale la pena acotar que con un sistema especializado en ello es posible conseguir ahorros en tiempo y dinero (principalmente, al eliminar el formato físico), aumentar la seguridad de los documentos, controlar el acceso a través de la asignación de permisos y facilitar la búsqueda de archivos o datos específicos.
Importancia de un sistema de gestión documental
Como ocurre en muchas organizaciones, es probable que tu empresa maneje enormes cantidades de documentos y estén repartidos en correos electrónicos, discos duros o equipos específicos. Al almacenarlos de esta forma se reduce la eficiencia operativa al no contar con información centralizada, aumentando el riesgo de que se pierdan o dañen los archivos, además de posibles redundancias que pudieran afectar los flujos de trabajo.
Con un sistema de gestión documental puedes gestionar todos los documentos desde un solo lugar, consiguiendo mayor control, acceso y eficiencia de los procesos. Además, te permite hacer seguimiento a material confidencial, mostrándote quién accedió a ellos, cuándo y qué acciones realizaron. Para mejorar aún más la gestión documental en una organización, es recomendable considerar una solución especializada en la gestión de contratos, conocida como CLM (Contract Lifecycle Management, por sus siglas en inglés). Esta herramienta permitirá no solo gestionar los documentos electrónicos, sino también el proceso completo de los contratos, desde su creación hasta su finalización.
Principales ventajas de la gestión documental en línea
1. Centraliza los documentos
La cantidad de documentos que gestiona a diario tu negocio puede ser muy alta, complicando el acceso a determinados archivos o datos. Con un sistema de gestión documental en la nube toda la información de organización se almacena en un solo lugar centralizado.
2. Reduce riesgos
Los discos duros se dañan y los papeles se extravían. Pero, un servicio de gestión documental garantiza la seguridad de los documentos confidenciales, además de permitir recuperar información en casos de emergencia.
Además, puedes gestionar los permisos de cada usuario, decidiendo quiénes pueden ver, modificar o manipular los documentos. Esto es de suma importancia en el contexto actual, entendiendo la importancia que tiene el teletrabajo y la necesidad de optimizar los procesos a distancia.
3. Procesos más eficientes
Con un sistema de gestión documental puedes crear reglas que determinen el flujo de documentos en la organización, agilizando los procesos cotidianos y mejorando las cargas de trabajo.
Además, a la hora de almacenar documentos, se asignan metadatos -como el título, descripción, etc.- que facilitan la indexación, recuperación y búsqueda en el sistema.
4. Escalabilidad
Al tratarse de plataformas en línea, los sistemas de gestión documental se adaptan a las necesidades de cada empresa, por ejemplo, brindando una capacidad de almacenamiento que puede aumentar o disminuir de acuerdo con los requerimientos de la organización.
