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¿Qué es la digitalización de documentos en una empresa?

La digitalización de documentos está cambiando el modelo operativo de muchas empresas, optimizando el tiempo y los recursos. ¿Ya sabes cómo funciona?

La pandemia de COVID-19 supuso un impacto considerable en el entorno productivo no solo local, sino global. Ante las actuales condiciones del mercado, las empresas necesitan optimizar al máximo sus procesos para mantenerse competitivas, lo que también implica abaratar costos y realizar una óptima gestión de los recursos. Siendo así, la digitalización de documentos se alza como una vía hacia la evolución empresarial.

Es tal el impacto de la digitalización que, en 2018, el 75% de las empresas chilenas ya había iniciado su ruta hacia la conversión digital. Esto, desde luego, da cuenta de un entorno productivo que ya ha tomado cartas en el asunto, obligando a las empresas que no lo han hecho a sumarse a esta tendencia si quieren mantenerse competitivas. 

¿Qué es la digitalización?

El proceso de digitalización de una empresa implica la integración de aplicaciones, recursos y herramientas virtuales que permiten agilizar trámites, ahorrar tiempo y energía. 

El objetivo es convertir procesos físicos en digitales, un cambio para el que es necesario involucrar a todos los integrantes de una organización para evitar errores o confusiones. Después de todo, no todos los trabajadores tienen el mismo nivel de conocimiento en herramientas tecnológicas.

Consecuencias de la digitalización

Iniciar un proceso de digitalización conlleva importantes beneficios para la empresa, entre los cuales vale la pena destacar.

  • Aumento en la eficiencia operativa. La transformación digital permite incrementar el rendimiento de los trabajadores y de los procesos en general.
  • Beneficios en la experiencia del cliente. Las empresas que digitalizan procesos incrementan los niveles de retención de usuarios hasta en un 33%.
  • Reclutamiento humano. La conversión digital facilita que las empresas se adapten a los cambios y sean más llamativas para los nuevos talentos.
  • Disminución en costes TI: La digitalización también implica que las empresas incorporen servicios como el Cloud Computing, una gran oportunidad para reducir costos en infraestructura tecnológica.

¿Qué es la digitalización de documentos?

A las consecuencias de la digitalización mencionadas anteriormente se suma un ahorro sustancial en espacio y un impacto ambiental positivo, pues se evita el uso de toneladas de papel. Lo anterior, gracias a la digitalización de documentos, un proceso que consiste en transformar registros físicos en virtuales. 

El proceso de digitalización de una empresa conlleva la adopción de herramientas que permitan llevar al entorno digital trámites que tradicionalmente se hacían de manera presencial o en formato físico. En ese sentido, el uso de la firma electrónica en reemplazo de la física es clave a la hora de agilizar trámites comerciales y legales. Además, vale la pena precisar que los documentos firmados electrónicamente tienen la misma validez y producen los mismos efectos que los expedidos por escrito.

¿Para qué se utiliza la firma electrónica?

La firma electrónica o firma digital es el carnet de identidad virtual de una persona o empresa. Así, las compañías pueden gestionar contratos, compras y garantizar la autoría de un documento de manera rápida y segura. Entre otras cosas, se utiliza para:

  • Contratos de trabajo.
  • Firmar diversos documentos que requieran validez legal.
  • Comprobantes de descuento de remuneraciones.
  • Comprobantes de feriados.

En medio de la pandemia por COVID-19, la firma digital constituye una herramienta estratégica para las empresas pues, a causa del distanciamiento social, es importante contar con soluciones que permitan realizar trámites de suma importancia para la empresa, sin tener que hacerlo presencialmente. 

Es así como los procesos de digitalización permiten que las compañías respondan a las necesidades del mercado, manteniéndose firmes en momentos difíciles sin poner en riesgo la seguridad de clientes y personal. 

E-certchile sabe que la digitalización es una herramienta para el crecimiento de las empresas chilenas. Por ello, ofrece la firma digital acompañada de asesoramiento en el proceso de digitalización, herramientas de crecimiento y asesoría para impulsar el desarrollo de tu negocio.

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