La firma electrónica simple un mecanismo requerido para validar tu identidad al emitir distintos tipos de documentos tributarios electrónicos (DTE), proporcionando seguridad y transparencia a las operaciones entre contribuyentes.
Son múltiples los usos y beneficios que otorga esta firma tanto para personas como para organizaciones, inclusive en el cómo hacer una factura electrónica del SII. Por eso, vale la pena revisar algunos de los principales puntos en torno a esta herramienta clave en el cotidiano empresarial.
¿Qué es la firma electrónica simple y para qué sirve?
La firma electrónica simple -también llamada “certificado digital (CD)”- es una especie de cédula de identidad virtual, ya que permite acreditar o verificar la autoría de documentos o transacciones en formato electrónico.
Para adquirir el certificado es necesario acudir a una empresa autorizada y experta en la materia, como e-certchile, que cuenta con más de 19 años de experiencia en certificación electrónica y tiene el respaldo de la Cámara de Comercio de Santiago (CCS).
¿Qué documentos se pueden firmar con la firma electrónica simple?
Son múltiples los documentos digitales que se pueden firmar con la firma electrónica simple, a excepción de aquellos que por ley tengan el carácter de instrumento público.
Ahora bien, dentro de los documentos más comunes en los que se puede usar la firma electrónica, se encuentran:
- Correos electrónicos (firma y cifrado)
- Contratos de trabajo, así como anexos, liquidaciones y finiquitos.
- Contrato de arrendamiento de inmuebles.
- Actas de reuniones
- Factura electrónica del SII y firmar todo tipo de DTEs.
Cómo hacer una factura electrónica y la importancia del CD
La firma electrónica SII se ha transformado en un instrumento de gran importancia para los contribuyentes, facilitando diversas operaciones, como
- Inscribirse en un sistema de facturación electrónica, ya sea el del SII o uno de mercado.
- Hacer consultas, declaraciones y rectificaciones de un modo seguro y privado a través del SII.
- Firmar documentos tributarios electrónicos con autenticidad.
No existen requisitos para la obtención del CD. Este es un trámite que puede realizarlo toda persona natural que tenga la intención de autenticarse en Internet, ya sea individualmente o como representante legal de una compañía o empresa.
Sin embargo, obtener el certificado digital no es sinónimo de estar calificado para emitir documentos tributarios, como la factura electrónica. Para ello es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
- Tener el trámite de inicio de actividades vigente.
- Calificar como contribuyente de Primera Categoría.
- Haber adquirido la firma electrónica SII.
Antes de empezar a emitir facturas electrónicas, es importante llevar a cabo un último paso, que es la centralización del CD. Este procedimiento consisten en subir la firma electrónica a la nube del SII, para que puedas firmar documentos sin importar donde estés.
Es importante mencionar que la firma electrónica es de uso absolutamente personal e intransferible, por lo cual no es posible compartir este certificado. Sin embargo, existe la opción de agregar usuarios autorizados al sistema de facturación SII, para operar en nombre de un contribuyente.
Usar este mecanismo entregará múltiples beneficios, como mayor rapidez, flexibilidad, seguridad y evitar la suplantación de identidad, y en e-certchile encontrarás la firma electrónica simple que se ajusta a tus requerimientos, para que puedas emitir todo tipo de DTEs, agilizando tus operaciones comerciales además de dotarlas de mayor seguridad.
