Desde la pandemia, ha habido una notable masificación en la implementación y uso de la firma digital. Ahora juega un rol protagónico en el ecosistema digital de todo tipo de empresas y personas naturales.
Si has pensado en sumarte a la tendencia, debes tener presente que la elección de un buen proveedor es determinante en los beneficios que termines obteniendo de la herramienta.
6 variables que debes considerar al escoger un proveedor de Firma Electrónica
De acuerdo con un reciente estudio de Gartner, hay cientos de proveedores de Firma Electrónica en todo el mundo, y cada vez hay menos distinción funcional entre ellos.
Para que hagas una buena elección es necesario que consideres múltiples factores, entre los cuales destacamos los siguientes:
1. Tipos de firma digital y funcionalidades que ofrece
Es importante que evalúes las funcionalidades y alcance de cada uno de los tipos de Firma Digital ofrecidos por el proveedor, para que te asegures de que te permitirán firmar sin problema los documentos, acuerdos y formatos que gestionas manualmente.
Además, es recomendable que optes por proveedores que agreguen a sus soluciones de Firma Avanzada y simple, otras funcionalidades que optimizan la gestión documental y operaciones electrónicas, como custodia digital.
2. Seguridad de la información
Gran parte de los actos y contratos asociados a los flujos de firma de tu empresa albergan información crítica o de valor para los firmantes. No puedes comprometerla por ningún motivo. Por eso es importante que optes por un proveedor que ofrezca soluciones que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los documentos durante el proceso de la firma y luego de ella.
3. Integración con los procesos de la empresa
Lo ideal es que el proveedor cuente con tecnologías que permitan la integración de servicios de firma a los procesos internos y sistemas informáticos de tu empresa. Al hacerlo, optimizas por completo los flujos de trabajo, tiempo y costos asociados tanto a la firma de documentos como a los procesos en general.
4. Facilidad de uso de la Firma Digital
Sea una Firma Avanzada o Simple, tiene que ser muy fácil de implementar y utilizar. Si bien es necesario surtir ciertos procedimientos para garantizar la seguridad del servicio, la solución ofrecida por el proveedor debe simplificar el proceso para los firmantes, así como la gestión y almacenamiento de documentos.
5. Legalidad y riesgos de cumplimiento
Asegúrate de que el proveedor se encuentre acreditado por la Entidad Acreditadora del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo, especialmente cuando lo que vas a implementar es una solución de Firma Avanzada.
Si el proveedor no cuenta con esta acreditación, la firma no tendrá validez. Además, corres el riesgo de que la tecnología no cumpla con las normas técnicas sobre documentos electrónicos, Firma Electrónica y servicios de certificación establecidos por la entidad, colocando en riesgo la integridad y confiabilidad de los actos y contratos firmados con ella.
6. Movilidad para integrar la firma digital a teléfonos o tablets
En el mundo ya hay más de 6.000 millones de usuarios de teléfonos inteligentes, y muchos de ellos los utilizan para trabajar y estudiar, entre otras tareas cotidianas.
Por ello, es importante que busques un proveedor cuya solución permita firmar documentos electrónicos desde dispositivos móviles. Esto simplificará los flujos de firma, tanto para tus colaboradores en campo como para los clientes que no tienen a mano un ordenador de escritorio.
ecert cumple con todos estos factores. Además, tiene una reputación envidiable. Cuenta con más de 20 años de experiencia en el mercado nacional de certificación electrónica, y es Filial de la Cámara de Comercio de Santiago.
El portafolio de soluciones de firma de ecert tiene productos que se adaptan a diferentes necesidades y allanan el camino hacia la transformación digital de cualquier empresa. Conócelo en detalle.
