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¿Qué es y cómo funciona la gestión documental?

La gestión documental te permite almacenar, gestionar y controlar todos los documentos digitales desde una sola plataforma.

Cada día son más las empresas que se suman a la digitalización, entendiendo que dar este paso es indispensable para agilizar diversos procesos y mejorar el rendimiento de la organización. En ese sentido, la gestión documental puede aportar considerablemente a mejorar los flujos de trabajo, especialmente en un contexto como el actual en el que el teletrabajo se ha consolidado.

Gestionar documentos en formato digital es cada día más común en las organizaciones. El problema es que, con el tiempo, estos documentos van quedando en el olvido. Los miembros de tu organización, e incluso tú, probablemente no recuerden dónde los guardaron o cómo los nombraron.

Entonces, ¿cómo solucionar este inconveniente? Un sistema para gestionar documentos en línea te ofrece la posibilidad organizarlos apropiadamente y de acceder a ellos siempre que lo necesites.

¿Qué es gestión documental?

La gestión documental consiste en almacenar, gestionar, controlar y rastrear el flujo de documentos electrónicos de una organización. Todo, para facilitar el acceso a datos o información específica y, con ello, mejorar los procesos cotidianos.

Habiendo precisado qué es gestión documental, vale la pena acotar que con un sistema especializado en ello es posible conseguir ahorros en tiempo y dinero (principalmente, al eliminar el formato físico), aumentar la seguridad de los documentos, controlar el acceso a través de la asignación de permisos y facilitar la búsqueda de archivos o datos específicos.

Importancia de un sistema de gestión documental

Como ocurre en muchas organizaciones, es probable que tu empresa maneje enormes cantidades de documentos y estén repartidos en correos electrónicos, discos duros o equipos específicos. Al almacenarlos de esta forma se reduce la eficiencia operativa al no contar con información centralizada, aumentando el riesgo de que se pierdan o dañen los archivos, además de posibles redundancias que pudieran afectar los flujos de trabajo.

Con un sistema de gestión documental puedes gestionar todos los documentos desde un solo lugar, consiguiendo mayor control, acceso y eficiencia de los procesos. Además, te permite hacer seguimiento a material confidencial, mostrándote quién accedió a ellos, cuándo y qué acciones realizaron. 

Principales ventajas de la gestión documental en línea

1. Centraliza los documentos

La cantidad de documentos que gestiona a diario tu negocio puede ser muy alta, complicando el acceso a determinados archivos o datos. Con un sistema de gestión documental en la nube toda la información de organización se almacena en un solo lugar centralizado.

2. Reduce riesgos

Los discos duros se dañan y los papeles se extravían. Pero, un servicio de gestión documental garantiza la seguridad de los documentos confidenciales, además de permitir recuperar información en casos de emergencia.

Además, puedes gestionar los permisos de cada usuario, decidiendo quiénes pueden ver, modificar o manipular los documentos. Esto es de suma importancia en el contexto actual, entendiendo la importancia que tiene el teletrabajo y la necesidad de optimizar los procesos a distancia.

3. Procesos más eficientes

Con un sistema de gestión documental puedes crear reglas que determinen el flujo de documentos en la organización, agilizando los procesos cotidianos y mejorando las cargas de trabajo.

Además, a la hora de almacenar documentos, se asignan metadatos -como el título, descripción, etc.- que facilitan la indexación, recuperación y búsqueda en el sistema.

4. Escalabilidad

Al tratarse de plataformas en línea, los sistemas de gestión documental se adaptan a las necesidades de cada empresa, por ejemplo, brindando una capacidad de almacenamiento que puede aumentar o disminuir de acuerdo con los requerimientos de la organización.

Gestor Documental DocuWare: mejorando el rendimiento de las organizaciones

Si quieres aumentar la eficiencia operativa y eliminar las barreras que presenta el formato físico, el Gestor Documental DocuWare de e-certchile te ofrece la eficiencia, rapidez y seguridad que tu organización necesita.

Se trata de una solución que permite crear y administrar distintos tipos de documentos, los cuales pueden ser gestionados por diversos usuarios de acuerdo a los permisos asignados a cada uno. 

Además de integrarse con distintos tipos de firma electrónica, el Gestor Documental DocuWare ofrece administración de plantillas y almacenamiento estructurado, pudiendo realizar una búsqueda inteligente de datos concretos para una mayor eficiencia. 

En la misma línea, el servicio permite la Integración de Servicios de Firma, agilizando y brindando mayor seguridad a los procesos. Al incorporar la firma electrónica en los sistemas internos, las empresas pueden gestionarla directamente en los flujos documentales cotidianos, otorgando mayor dinamismo al negocio.

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