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Gestión de los documentos y su digitalización en la minería

Tanto la gestión de los documentos como la firma electrónica optimizan los procesos y resultados de las empresas mineras.

La transformación digital del sector minero supone una importante oportunidad para potenciar la productividad, competitividad, sustentabilidad y transparencia de los proyectos. Este proceso se fundamenta en una visión holística del cambio tecnológico, en la que confluyen todo tipo de herramientas y soluciones, incluidas la firma electrónica y la de gestión de los documentos en ámbitos digitales

¿Cuál es el alcance de un sistema de gestión documental?

Este programa informático -usualmente alojado en la nube- te permite sistematizar rastrear, almacenar, acceder y editar de forma segura grandes cantidades de documentos electrónicos. Es fundamental para impulsar la excelencia operacional en el contexto de la minería 4.0 y responder a los nuevos desafíos del mercado global, pues aporta importantes beneficios, como los siguientes: 

Optimiza la toma de decisiones y la productividad

La gestión documental te permite centralizar en un solo repositorio online toda la información fidedigna y actualizada. Esto garantiza accesibilidad 24/7 a información específica, clave para la toma de decisiones adecuada así como para la optimización de los procesos diarios. 

Por supuesto, el sistema de gestión documental también ayuda a incrementar la eficiencia y productividad porque reduce el tiempo que dedicas a tareas administrativas con empleo de papel, permitiéndote orientar los recursos a procesos  más estratégicos. 

Considera que, de acuerdo con estadísticas recopiladas por Finanzas Online, los trabajadores dedican alrededor del 50% de su tiempo a crear y preparar la documentación de la empresa. 

Todo esto es clave para que las empresas de sector de la minería puedan aumentar su eficiencia y competitividad, optimizando recursos y mejorando la toma de decisiones.

Optimiza la colaboración 

Como el software de gestión documental te permite administrar online los documentos a lo largo de su ciclo de vida, se potencia la colaboración segura en tiempo real, facilitando que diversos colaboradores puedan trabajar al mismo tiempo sobre determinados documentos.

Incremento de la seguridad de la información 

Un sistema de gestión de los documentos de vanguardia opera bajo altos estándares de seguridad, garantizándote custodia inteligente de los archivos y, por lo tanto, de la información crítica que contienen.

Beneficio de incalculable valor si consideras que la ciberseguridad es uno de los grandes desafíos de la minería 4.0, identificados en la Roadmap: Digitalización para una Minería 4.0, iniciativa liderada por el Consejo Minero, Fundación Chile y Corporación Alta Ley con el apoyo de Corfo y la asesoría técnica del programa Interop. 

¿Cuál es el alcance de la firma electrónica de empresa?

Para explotar al máximo estos beneficios en el sector de la minería, resulta necesario respaldar la gestión de documentos con una firma electrónica avanzada, bastante segura y con plena validez legal según el artículo 3 de la Ley 19.799

“Los actos y contratos otorgados o celebrados por personas naturales o jurídicas, suscritos por medio de firma electrónica, serán válidos de la misma manera y producirán los mismos efectos que los celebrados por escrito y en soporte de papel”. 

Al hacerlo agilizas por completo toda la gestión y legalización de documentos y contratos de toda índole. Considera que las empresas mineras deben desarrollar a diario una gran cantidad de papeleo tributario, administrativo, operativo y laboral -entre otros-, cuya eficiencia se ve afectada negativamente por la necesidad de obtener firmas manuscritas, en ocasiones en las ubicaciones remotas donde suelen desarrollarse los proyectos de explotación.

 

La firma electrónica de empresa es, actualmente, una de las soluciones más relevantes en un mercado cada vez más digitalizado. Su integración con un sistema de gestión documental permite a las compañías ligadas a la minería optimizar sus flujos de trabajo, mejorando el acceso y la seguridad en torno a la data.

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