En un contexto en el que los trámites presenciales han debido posponerse o pausarse para frenar la propagación del COVID-19, herramientas como la firma electrónica simple permiten a las empresas agilizar sus procesos y tener un mayor orden en lo que a gestión comercial respecta.
¿Qué es la firma electrónica simple?
Para entenderlo a cabalidad, lo primero es precisar qué es una firma electrónica. Se trata de un mecanismo electrónico que permiten identificar al firmante de un documento, vinculándolo con el material que contiene la firma.
Existen dos tipos:
- Firma electrónica avanzada. Certificado que se emite a personas naturales mayores de 18 años, previa comprobación presencial de la identidad. Se gestiona a través de un e-token, dispositivo que contiene la firma electrónica avanzada.
- Firma electrónica simple. Certificado que permite comprobar la identidad de la persona que firma determinado documento. Se almacena en el computador, no en un e-token como en el caso de la avanzada.
¿Para qué sirve la firma electrónica simple?
La firma electrónica simple se utiliza para verificar o acreditar la identidad del emisor de un documento electrónico. En ese sentido, esta herramienta es algo así como la cédula de identidad en el entorno digital.
Aunque el uso más común de esta herramienta es facturar electrónicamente en el SII, la firma electrónica simple abarca mucho más. Por ejemplo:
- Firmar emails y documentos electrónicos sin validez legal.
- Utilizarla como pin en sistema de control de acceso.
- Realizar trámites tributarios electrónicos de manera segura y confiable.
- Invitaciones electrónicas.
- Gestionar diversos Documentos Tributarios Electrónicos (DTE).
- Efectuar declaraciones, rectificaciones, notas de crédito y todo documento que sea requerido para fines tributarios.
Entender qué es la firma electrónica simple es fundamental en un contexto como el actual, en el que las empresas han debido flexibilizar sus procesos cotidianos con el fin de mantenerse operativas sin transgredir el tan necesario distanciamiento social.
Además, se trata de un instrumento de vital importancia para que las empresas puedan establecer relaciones comerciales seguras y transparentes. De hecho, en lo que a administración estatal respecta, el llamado es a privilegiar el uso de la firma digital simple en los DTE -con excepción de aquellos en lo que se especifiquen condiciones distintas-, por lo que si tu negocio quiere establecer un vínculo financiero con alguna entidad del Estado, es necesario que cuentes con esta solución.
¿Cómo asociar un certificado digital a una empresa?
Es importante precisar que al hablar de firma digital también aludimos al certificado digital pues, tal como lo define el SII, es "el carnet de identidad virtual de cada persona. Este archivo electrónico, que puede ser transportado por correo electrónico o en un pendrive, entrega un nivel adicional de seguridad y privacidad al contribuyente en la realización de los trámites y transacciones por Internet".
Ahora bien, ¿cómo asociar un certificado digital a una empresa?
Lo primero es comprar firma electrónica simple o certificado con algún proveedor verificado por el SII. El certificado reúne en formato digital los datos de la persona física o jurídica (titular) que lo solicita, así como la llave pública y el identificador único de cada persona.
Luego de comprar firma electrónica simple, la compañía proveedora te indicará el paso a paso para asociarlo a tu empresa. De todas formas, es un trámite que suele ser bastante simple.
Más allá de lo anterior, a la hora de adquirir una firma electrónica simple es necesario evaluar la trayectoria de la empresa y el valor agregado que ofrece, como el soporte técnico y el acompañamiento en el proceso de descarga e implementación.En ese sentido, e-certchile ofrece un servicio integral en lo que a firma electrónica simple respecta, brindando asesoramiento durante todo el proceso para que puedas gestionar con confianza trámites tributarios, firmar documentos, gestionar diversos DTE o lo que necesites.
