La diferencia entre la firma manuscrita y la firma electrónica va mucho más allá del medio usado para plasmarla: existen características y ventajas significativas de la digital sobre la manual. Toma nota:
Características de la firma manual
La firma manuscrita hace referencia a un signo personal e intransferible que identifica a la persona que la realiza. Se caracteriza porque, además de realizarse a mano, con papel y bolígrafo, admite cierta variación formal, ya que es prácticamente imposible reproducir dos veces la misma rúbrica con total exactitud.
En la práctica, estas características derivan en cierta desventaja frente a la firma electrónica, empezando por la relativa facilidad para falsificarla y la dificultad para comprobar su veracidad, siendo posible únicamente mediante la vía testifical, la fe pública y un perito calígrafo. Es decir, no incorpora garantía de autenticidad.
Características de la firma electrónica
Básicamente, se trata del equivalente electrónico de una firma manuscrita.
Mediante un conjunto de datos digitales, permite identificar al firmante de documentos electrónicos y vincularlos con su identidad. También es intransferible y puedes usarla para validar todo tipo de transacciones electrónicas.
Desde una perspectiva normativa, se habló por primera vez de ella en la Comisión de las Naciones Unidas para el Derecho Mercantil Internacional (CNUDMI), que incluyó el concepto en la Ley Modelo sobre Comercio Electrónico y le dio el mismo valor probatorio de la firma manuscrita.
En Chile, fue introducida en 2002 con la Ley N°19.799, que establece dos clases de firma electrónica:
- Firma Electrónica Simple (FES), que te permite autenticar tu identidad en Internet, además de firmar y cifrar documentos electrónicos, excepto aquellos con carácter de instrumentos públicos.
- Firma Electrónica Avanzada (FEA), además de permitirte firmar lo anterior, brinda la posibilidad de suscribir documentos públicos -garantizando autoría, integridad y no repudio- y constituir tu empresa en un día en el Registro de Empresas y Sociedades (RES).
En general, este tipo de firma se caracteriza por recogerse en soportes digitales, no ocupar espacio y, gracias a los altos protocolos de seguridad con que opera, ser infalsificable y capaz de garantizar la integridad de los documentos que sustenta.
Ventajas de la firma electrónica sobre la manual
Al comparar las características de los dos tipos de rúbrica, saltan a la vista las ventajas tanto de la Firma Electrónica Simple como de la Avanzada por sobre la manuscrita.
Vale la pena precisar que el certificado digital hace referencia a la firma electrónica simple, indispensable para gestionar diversos Documentos Tributarios Electrónicos (DTE) en el Servicio de Impuestos Internos (SII).
Ahora bien, ya sea que se trate del certificado digital o de la FEA, la firma electrónica ofrece importantes beneficios, como:
- Ahorro de tiempo, porque puedes firmar desde cualquier lugar sin tener que desplazarte a locaciones específicas.
- Ahorro de costos, porque no tienes que gastar dinero en infraestructura para el archivo de los documentos firmados. Tampoco inviertes dinero en papel, tinta e instrumentos de impresión.
- Facilidad de identificar fehacientemente a los firmantes.
- Garantiza la autenticidad. Lo cual evita su alteración, repudio o falsificación.
- Al no necesitar soporte en papel, los documentos firmados no corren el riesgo de dañarse o perderse.
- Simplificación de procesos asociados a la firma de documentos, que en ocasiones incluyen pasos y etapas burocráticas que retrasan el asunto.
- Optimización de la gestión documental, facilitando la visibilidad y accesibilidad porque todo está almacenado en la nube.
- Optimización de la experiencia del usuario, al simplificar los procesos asociados a la firma de contratos y documentos. Por ejemplo, en instituciones bancarias, permite legalizar préstamos de forma online desde la comodidad de casa.
Todas estas ventajas de la firma electrónica para empresas son clave en los resultados del negocio, especialmente en estos momentos en los que el confinamiento para combatir el COVID-19 ha impedido el encuentro físico para la celebración de contratos.
Ahora bien, ¿cómo adquirir una firma electrónica para empresas? En e-certchile encontrarás todas las alternativas que necesitas, para que puedas escoger la que mejor se adapta a tus necesidades, con vigencia de 1, 2 o 3 años.
